Gian lận và các giao dịch với bên liên quan – Phần 2

Tiếp theo phần thứ nhất bàn về các giao dịch về cho vay và bán hàng đối với các bên liên quan tới quản lý cấp cao, nhân viên và thành viên ban điều hành, chúng ta tiếp tục bàn về vấn đề liên quan đến mua hàng, lỗi quy trình và làm sao để có thể phối hợp với các bên cũng như giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra.

Đọc phần 1 tại đây: Phần 1: Cho vay và bán hàng với bên liên quan

Mua hàng

Người phụ trách mua hàng cho một công ty sản xuất mua các sản phẩm cho công ty của họ từ công ty mà anh ta bí mật sở hữu, công ty ABC. Nhiều giao dịch mua bán được thực hiện với mức giá cao hơn nhiều so với giá thị trường, mang lại cho người phụ trách bán hàng một khoản lợi nhuận không nhỏ. Một số các giao dịch khác được thực hiện với việc bán các hàng hoá chất lượng kém với giá thấp và được người mua hàng mua cho công ty bằng giá thị trường và tạo lợi nhuận cho công ty của anh ta.

Những rủi ro chính trong việc mua hàng của bên liên quan:

• Phải thanh toán với mức giá cao hơn nhiều so với giá thị trường của sản phẩm hoặc dịch vụ.

• Hàng hoá hoặc dịch vụ nhận được có chất lượng dưới mức trung bình và phải mua với mức giá thị trường của các sản phẩm có chất lượng tốt.

• Có thể không bao giờ nhận được hàng hoắ hoặc dịch vụ đã mua.

Quy trình kiểm toán nội bộ: Kiểm toán nội bộ nên so sánh chi phí giữa các nhà cung cấp để xác định những đơn vị có mức chi phí cao hơn mức trung bình. Để xác định được những biến động, kiểm toán cần phải tìm hiểu nguyên nhân vì sao có sự biến động như vậy và liệu có các mối quan hệ liên quan nào hay không.

Cũng tương tự như kiểm toán phần bán hàng, kiểm toán nội bộ cần so sánh địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế và ngày sinh của nhân viên đối với các thông tin của nhà cung cấp để xem có mối liên quan nào không. Kiểm toán cần đánh giá việc sử dụng bên trung gian đối với các sản phẩm mà họ có thể mua trực tiếp từ nhà cung cấp với chi phí thấp hơn.

Tìm kiếm lỗi quy trình

Trong quá trình rà soát các tài liệu của công ty, kiểm toán nội bộ có thể nhận thấy công ty không có bất kỳ chính sách hay quy trình nào trong việc ngăn cản các mối quan hệ với bên liên quan hoặc các giao dịch với bên liên quan trước khi phê duyệt. Công ty cũng có thể không cung cấp các khoá đào tạo cho nhân viên về các giao dịch và mối quan hệ với bên liên quan, hoặc yêu cầu các nhân viên phải công khai khi họ tham gia vào những vấn đề có thể dẫn tới mâu thuẫn lợi ích với công ty.

Công ty cần duy trì những chính sách và quy trình được văn bản hoá để xác định các quy trình trong việc phê duyệt các giao dịch và mối quan hệ với các bên liên quan. Các rủi ro chính bao gồm:

• Các chính sách và quy trình không tồn tại hoặc không đầy đủ và không được văn bản hoá.

• Nhân viên không được yêu cầu kê khai thường xuyên về những vấn đề có thể xảy ra xung đột lợi ích.

• Các giao dịch với bên liên quan không được phê duyệt theo các chính sách và quy trình hiện hữu.

• Các giao dịch với bên liên quan được phê duyệt với ngoại lệ của các chính sách và quy trình của công ty.

Các quy trình kiểm toán nội bộ: Kiểm toán nội bộ cần rà soát các tài liệu về chính sách và quy trình liên quan đến các bên liên quan. Nếu các chính sách và quy trình không tồn tại hoặc không đủ hiệu lực để phòng ngừa rủi ro về việc không đúng thẩm quyền, hoặc các giao dịch hoặc mối quan hệ với bên liên quan không phù hợp, kiểm toán nội bộ cần tư vấn với lãnh đạo cấp cao và ban điều hành để xây dựng những chính sách và quy trình phù hợp.

Kiểm toán cần phải rà soát những báo cáo về xung đột lợi ích. Nếu một nhân viên có xung đột lợi ích trong báo cáo của họ, kiểm toán cần đánh giá xem xung đột lợi ích đó có được phê duyệt một cách phù hợp và có quy trình nào ghi nhận và công bố xung đột lợi ích đó hay không.

Ban lãnh đạo cần rà soát về việc phê duyệt các giao dịch và mối quan hệ với bên liên quan thực hiện bởi lãnh đạo cấp cao hoặc thành viên ban lãnh đạo. Kiểm toán nội bộ cũng cần phải rà soát các văn bản về việc phê duyệt của lãnh đạo cấp cao cho các mối quan hệ hoặc giao dịch với bên liên quan đối với các nhân sự không phải là lãnh đạo cấp cao. Khi rà soát các giấy tờ này, kiểm toán nội bộ cần đánh giá việc công ty có những ngoại lệ đối với các chính sách và các quy trình được văn bản hoá trong quá trình phê duyệt hay không. Nếu các ngoại lệ đó tồn tại, kiểm toán cần phải đánh giá mục đích kinh doanh và mức độ hợp lý của các ngoại lệ đó.

Phối hợp

Để giảm thiểu sự trùng lắp trong công việc và đảm bảo các rủi ro liên quan đến bên liên quan được xem xét hết, Trưởng KTNB cần phải có những hoạt động phối hợp và chia sẻ thông tin về những rủi ro đó với các bên cung cấp dịch vụ bên trong và bên ngoài. Kiểm toán độc lập nhìn chung được yêu cầu cân nhắc đến các rủi ro với bên liên quan khi thực hiện kiể toán. Ví dụ như trong ISA550 có đề cập đến việc trách nhiệm của kiểm toán là xác định một cách đặc biệt về các giao dịch và mối liên hệ với các bên liên quan.

Bằng việc phối hợp với kiểm toán độc lập, kiểm toán nội bộ có thể giúp xác định các rủi ro với bên liên quan và có thể có sự ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính và các yêu cầu về công bố thông tin, trong khi cùng lúc đó, việc xác định các rủi ro với bên liên quan có thể dưới mức trọng yếu tuy nhiên vẫn rất quan trọng đối với công ty.

Trưởng KTNB cần cân nhắc các quy định của chính phủ hoặc các yêu cầu trong hợp đồng có thể ngăn chặn một số dạng giao dịch hoặc mối quan hệ với bên liên quan. Kiểm toán nội bộ cần phối hợp với bộ phận tuân thủ, quản trị rủi ro và phòng pháp chế để xác định các rủi ro với bên liên quan và đảm bảo rằng các rủi ro đó được kiểm soát và can thiệp kịp thời.

Giảm thiểu rủi ro

Kiểm toán nội bộ có thể phát hiện được các xung đột lợi ích chưa được công bố bằng việc đưa ra các dấu hiệu nhận biết liên quan đến các giao dịch và mối quan hệ với bên liên quan. Khi các dấu hiệu này tồn tại, kiểm toán nội bộ cần đánh giá bản chất của giao dịch và các giao dịch đó có được phê duyệt đúng hay không. Việc phát hiện các giao dịch với bên liên quan không được phê duyệt và đánh giá các chính sách và quy trình với bên liên quan, kiểm toán nội bộ có thể xác định những khác biệt và khuyến nghị những sự thay đổi về chính sách và quy trình để giảm thiểu rủi ro trong tương tai đối với các giao dịch và mối quan hệ với các bên liên quan chưa được phê duyệt.

Các dấu hiệu chính

Gian lận về vay tiền
– Các khoản vay dành cho nhân viên, cho thành viên ban lãnh đạo.
– Các khoản vay không có lãi.
– Các khoản vay không có đủ tài sản đảm bảo.
– Các khoản vay không có kỳ trả nợ cố định.
– Các khoản vay cho các bên không thể hoàn trả.
– Cung cấp vốn để thanh toán các khoản vay hoặc phải thu không thể trả.
– Bảo lãnh cho các khoản vay cá nhân.
– Không thuyết minh đầy đủ bản chất của các khoản vay trên báo cáo tài chính.
– Ngăn cản kiểm toán tiếp cận người vay.

Gian lận về bán hàng
– Giá bán thấp hơn nhiều so với giá thị trường.
– Giá bán thấp hơn giá bán cho trung gian và không có lý do về mục đích kinh doanh.
– Quyền trả lại hàng hoá bất thường.
– Trách nhiệm mua lại hàng hoá đã bán.
– Các điều khoản gia hạn thời gian thanh toán bất thường.
– Giảm giá hoặc trả lại vượt quá hạn mức cho một khách hàng.
– Viết hoá đơn nhưng chưa giao hàng.
– Các điều chỉnh về phải thu hoặc xoá nợ cho một khách hàng khi chưa được phê duyệt hoặc thiếu chứng từ.
– Hạn chế kiểm toán tiếp cận khác hàng để thu thập bằng chứng.

Gian lận về mua hàng
– Chi phí cao hơn nhiều so với giá thị trường.
– Trả giá cao hơn cho sản phẩm thông dụng.
– Chi phí cao hơn khi mua từ trung gian mà không có lý do chính đáng.
– Số lượng lớn bất thường về phế liệu hoặc hàng hỏng hoặc tiêu thụ nguyên vật liệu với nguyên nhân chất lượng nguyên vật liệu kém.
– Hạn chế việc tiếp cận nhà cung cấp để thu thập bằng chứng.

Kiểm toán PRO – From IIA