5 cách sử dụng conditional formatting trong Excel

Các bạn biết rằng việc format Excel rất quan trọng trong việc trình bày cũng như phân tích các dữ liệu. Việc sử dụng conditional formatting trong Excel rất cần thiết đối với người sử dụng thành thạo Excel.

Kiểm toán PRO đưa tới cho các bạn 5 cách sử dụng rất thú vị đối với Conditional formatting trong excel như sau:

1. Highlight dòng và cột trong một bảng dữ liệu:

Cách làm:

  • Đầu tiên, lựa chọn vùng dữ liệu của bảng muốn format.
  • Chọn Conditional formatting (Menu > Format > Conditional Formatting)
  • Sử dụng công thức Change the “cell value is” to “formula is”
  • Nếu bạn muốn highlight dòng, sử dụng =MOD(ROW(),2)=0 hoặc =MOD(ROW(),2)=1 trong phần formula
  • Nếu bạn muốn dùng cột, dùng công thức column() .
  • Nếu bạn muốn chọn cách 3 dòng thì dùng =MOD(ROW(),3)=0
  • Chọn mầu mà bạn muốn highlight.
  • Chọn OK.

Bạn đã làm xong.

2. Tạo bảng projection plan/Gantt Chart

Bạn có muốn tạo 1 bảng như thế này:

excel conditional formatting_tips

Hãy làm theo cách sau:

  • Tạo định dạng bảng như trong hình vẽ.
  • Chúng ta cần highlight theo ngày bắt đầu và ngày kết thúc được đưa ra cho từng công việc. Do vậy, trong lịch ngày, các bạn sử dụng công thức:

=IF(AND(F$8>=$D9, F$8<=$E9),”1″,””)

Bất cứ ô nào liên quan đến khoảng thời gian đó đều hiện số 1.

  • Tiếp theo vào conditional formatting lựa chọn Cell value is và equal to và 1. Chọn mầu cho các ô thoả mãn.
  • Chọn OK.

Và giờ bạn đã có 1 project plan/gantt chart như ý muốn.

3. Đổi dữ liệu thành graph

Bạn có muốn 1 cái bảng như ở hình vẽ phía dưới không? Các bạn có thể làm được không?

Conditional Formating Graph

Các bạn nghiên cứu rồi bảo lại với Kiểm toán PRO nhé.

4. Highlight lỗi, sai sót, thiếu hụt hoặc trùng lắp sử dụng conditional formatting

Trong quá trình làm việc, có rất nhiều vấn đề với một bảng dữ liệu lớn mà nhiều khi có thể mắt thường khó soi xét được hết. Conditional formatting có thể làm được việc đó giúp bạn.

Các bạn có thể làm với cách sau:

  • Lựa chọn vùng dữ liệu bạn cần kiểm tra;
  • Với việc tìm chỗ error thì bạn chọn như sau: Formular is và iserror(cell tham chiếu)
    Với việc lặp lại hoặc thiếu hụt các bạn có thể dùng countif ().

Thật đơn giản phải không?

5. Tạo bảng biến động với conditional formatting

Bảng như thế này bằng excel liệu có quá ấn tượng không?

Conditional Formatting Table

Cách làm như sau:

  • Copy phần dữ liệu sang một bảng khác;
  • Xoá các dữ liệu trong bảng vừa copy xong trừ dòng đầu tiên;
  • Sử dụng công thức như sau: =ROUND(C10,0) & ” ” & IF(C9<C10,”▲”, IF(C9=C10,”●”,”▼”)) các ký hiệu các bạn có thể tuỳ chọn.
  • Lựa chọn mầu của các ô tuỳ vào sở thích của bạn;
  • Chọn OK.

Bạn đã làm được chưa?

Để các bạn rõ hơn về các công thức và cách làm trên, các bạn có thể down file đính kèm để nghiên cứu nhé: learn_conditional_formatting_excel

Kiểm toán PRO

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s